מקבוצת אמבריל
טיפים חשובים לניהול פרוייקט וניטורו
טיפ 1
טיפ 2
טיפ 9
טיפ 3
טיפ 4
טיפ 5
טיפ 6
טיפ 7
טיפ 8
מינוי מנהל פרויקט-
(רצוי שיהיה מנהל פרויקטים מקצועי או מישהו שמכיר שיטות לניהול פרויקטים) - על מנת לעמוד ביעדים שהוגדרו בפרויקט, יש לדאוג לאדם המתאים אשר יוכל לנהל נכון את הפרויקט. לשם כך על מנהל הפרויקט להיות כריזמטי, תכליתי, בעל יכולות ניהול ואוריינות מחשב, אדם הקשוב לדרישות הלקוחות יחד עם יכולות בתחום ניהול ספקים או קבלני משנה. הוא אמור לנתב את המשאבים הקיימים ברשותו למינוף הפרויקט, תוך יצירת תנאים אידאליים לזרימת תהליך, מזעור בעיות ופתרונן בצורה המהירה והיעילה ביותר. משנמצא את מנהל הפרויקט המתאים ניתן יהיה להשיג ולעמוד בכל פרויקט שיידרש כמעט. הסיבה לכך היא שמנהל פרויקט נמצא כאחד הגורמים המשפיעים ביותר על התנהלות הפרויקט (שגבולותיו ותכולתו אושרו בתהליך סדור לאישור פרויקט)
טיפ 10
הגדרת הפרויקט -
יש להגדיר ולהציב גבולות ברורים מהם אנו לא נחרוג בפרוייקט . אותם גבולות יכללו את הפרמטרים הכלולים בהיקף הפרויקט הכולל :תקציב שהוגדר, לוחות זמנים לביצוע וכן את היעדים המתבקשים בעת השלמת הפרויקט ומסירתו ללקוח. כלומר, יש לראות את התמונה המלאה עוד לפני התרחשותה רק כך ניתן להגיע ליעדים בתנאים אידאליים תוך הגדרת מטרות ברורות וביצוע העבודה בצורה חלקה.
חלוקת משימות -
ניהול פרויקט כולל בתוכו מספר ממשקים לצורך הצלחתו . מנהל פרויקט מיומן מודע לעובדה כי ישנה חלוקת עבודה ברורה בין התפקידים השונים בפרויקט ועל בסיס זה, עליו לדעת לנהל את המשאבים הקיימים בחברה ביתר פרודוקטיביות. על כן, בעת ניהול פרויקט עליו לפעול במספר מישורים במקביל הנדרשים לקידום הפרויקט, תוך חלוקת תכניות עבודה נפרדות לכל אחד מהממשקים הקיימים ומציאת עובדים מתאימים לצורך השלמת המשימות המוגדרות להם.
סטייה מהתוכנית המקורית
תמיד קחו בחשבון חריגה תקציבית של 10-20 אחוזים. לעתים בעיות מסוימות מתגלות רק בעת העבודה כמו שיפוע בריצוף או בעיה באינסטלציה. שיחה על נושאים אלו מול הקבלן האחראי וחישוב התרחישים הגרועים ביותר, היא הדרך הטובה ביותר להתמודד עם מה שעלול לקרות בעתיד.
ניהול משאבים -
כידוע, משאבים כולל את הציוד הנדרש לביצוע העבודה, הכלים והעזרים איתם אנו מבצעים את העבודה אך גם את העובדים. על מנת לנהל נכון את הפרויקט עלינו לוודא כי העזרים והאמצעים איתם מתבצעת העבודה הינם יעילים ומתאימים. כמו כן יש לדאוג כי העובדים הינם בעלי כישורים המתאימים לביצוע העבודה הנדרשת ומסוגלים להבין את מהות הפרויקט, תוך הבנה כי כל אחד ואחת יתרום להצלחתו המשותפת של הפרויקט.
ביקורת בתהליך -
כידוע, פרויקט כולל בתוכו מספר רב של שלבים ועל כן יש לבקר באופן שוטף כי בעת בניית השלבים השונים, כל שלב שנבנה, נבנה בצורה יציבה ואיתנה. ניהול פרויקט נכון מתבצע לאור קבלת תמונת מצב עדכנית בשלבים השונים של הפרויקט בהתאם לתקציב שהוקצה, עמידה בזמנים ,שמירה על האיכות עד למסירה עד לשביעות רצונו של הלקוח. בכל שלב משלבי הבקרה בתהליך יש צורך לתעד את הממצאים הרלוונטים תוך עדכונם של בעלי העניין הרלוונטיים וקבלת אישור להמשך הפרויקט.
מטרות ויעדים משותפים -
כקבוצה כן הוא מקום העבודה בפרויקט. (ישנם פרוייקטים שחלקיהם מבוצעים באתרים שונים). שומה על כן, יש לחבר בין אנשים שונים בעלי דעות שונות אל מטרות שוות ובעלי יעדים משותפים. בניהול הפרויקט, יש לרתום כל אחד מהעובדים אל המטרה שלשמה מבוצע הפרויקט. לשם כך יש לדאוג לניהול מסגרת חברתית בעבודה הן באמצעות ישיבות צוות והן באמצעיםן אחרים שיאפשרו העברת מסרים חשובים מתוך התרחשויות הפרוייקט. אלה דרכים אפקטיביות ביותר לשילוב נכון של העובדים ולהבעת דעתם ולהתייחסותם לפרויקט. בצורה כזו כל משתתף יכול להרגיש כי הוא מהווה חלק מכלל השלם וביכולתו להציע ולפעול למען המטרה הכללית של ביצוע נכון של הפרויקט.
שינוי לטובה
בכל מקרה של שינוי מתוכנית העבודה המקורית חשוב מאוד לציין זאת בבירור מול הקבלן המבצע. הדרך הבטוחה לתיעוד הוראות שינוי היא בכתב, בנספח לחוזה המקורי, בו מציינים את היקף השינוי והעלות. על הנספח לפרט מה השינוי שנערך, הבדלי התמחור, תאריך השינוי והשפעת השינוי על לוח הזמנים של השיפוץ.
סדר וארגון
ישנן דרכים רבות לעקוב אחרי שינויים והחלטות שמתבצעים תוך כדי הפרויקט מגליון אקסל או תוכנה המתעדכנים, דרך יומן ניהול ועד רשימות ופתקים על גבי לוח הזמנים, כל אלו הם אמצעים להשגת אותה מטרה- מעקב אחר התקדמות העבודה.
בתום הפרויקט, יש לוודא כי המטרות שהוגדרו בתחילת הפרויקט אכן הושגו תוך עמידה ביעדים . עם זאת על מנהל הפרויקט לקחת את הנקודות החיוביות ולשמר אותם ומנגד לקחת את הנקודות השליליות שהיו במהלך הפרויקט ולארגן את התובנות לצורך שימוש בפרויקטים עתידיים.